Tipps: So erstellt man ein Verzeichnis für Tabellen und Abbildungen

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Abbildungen und Übersichten werden in Bachelorarbeiten gegebenenfalls verwendet, um den Textinhalt anschaulich zu ergänzen. Dabei ist es demzufolge sehr wichtig, im Text auf jede Abbildung oder Übersicht in einem Verzeichnis hinzuweisen – es sei denn, sie stehen nicht im Hauptteil, sondern im Anhang.

Zusätzlich sollte jede Übersicht und jede Abbildung daher mit einer Unterschrift (ev. einer Überschrift) versehen werden sowie fortlaufend nummeriert sein. Die Nummerierung erfolgt für Übersichten und Abbildungen entsprechend jeweils getrennt.

Es ist stets unter dem Strich eine gute Idee, Verzeichnisse (auch das InhaltsverzeichnisLiteraturverzeichnis etc.) grundsätzlich so früh wie möglich anzulegen. In Word gibt es hierfür eine Funktion, die die Verzeichnisse während dem Schreiben automatisch überprüft und eventuell korrigiert. Dadurch kann man sich viel Zeit und Mühe sparen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Arbeit viele Abbildungen, Grafiken oder Tabellen enthält. Auf diese Art und Weise wird das manuelle Eintragen der entsprechenden Informationen schnell zu einem unüberschaubaren Vorhaben. (vgl. Weber 2010: S. 170)

Im Folgenden erklären wir, wie man die entsprechenden Verzeichnisse in Word anlegt und was man dabei sonst noch beachten sollte.

Ein Abbildungsverzeichnis in Word erstellen

Es ist nicht schwierig, beispielsweise ein automatisches Abbildungsverzeichnis für die Bachelorarbeit anzulegen (Vgl. hierzu den Leitfaden der Universität Trier). Lohnen tut es sich allemal, denn schließlich kommt es häufig vor, dass man Abbildungen während dem Schreiben verschiebt, löscht oder hinzufügt. Dadurch geraten folglich auch ihre Reihenfolge und somit ihre Nummerierung durcheinander, wenn man diese manuell vorgenommen hat.

Um zu vermeiden, dass man überdies alle Abbildungen und Nummerierungen hinterher mühsam überprüfen muss, sollte man also so früh wie möglich ein automatisches Abbildungsverzeichnis anlegen. Dieses sollte gleichwohl alle Änderungen sogleich registrieren und das Verzeichnis dementsprechend aktualisieren (vgl. Theisen 2013: S. 13, S. 209).

In Word gibt es inzwischen verschiedene Möglichkeiten, wie man ein Abbildungsverzeichnis einfügen kann, die jeweils etwas unterschiedlich aussehen:

Anhand von Beschriftungen

  1. Falls man eine Abbildung eingefügt hat, kann man sie durch einen Mausklick markieren. Anschließend geht man dann in der Registerkarte „Referenzen“ auf „Beschriftung einfügen“.
    Beschriftung angeben
    Abb. 1: Beschriftung angeben
  2. Anschließend wird ein neues Fenster aufgerufen. Dort selektiert man indessen bei „Bezeichnung“ die Kategorie „Abbildung“ und wählt darunter die Position, an der man die Beschriftung anzeigen möchte.
    Beschriftung wählen
    Abb. 2: Beschriftung wählen
  3. Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Nummerierung…“ kann man solange die Nummerierungsart festlegen, beispielsweise 1, 2, 3, …, römische Zahlen oder a, b, c, ….
     Nummerierungsart bestimmen
    Abb. 3: Nummerierungsart bestimmen
  4. Nun klickt man an die Stelle in der Bachelorthesis, an der man das Verzeichnis zuletzt anlegen möchte. Schließlich wählt man in der Registerkarte „Referenzen“ die Option „Abbildungsverzeichnis einfügen“.
    Abbildungsverzeichnis einfügen
    Abb. 4: Abbildungsverzeichnis einfügen
  5. Ein neues Fenster wird geöffnet, in dem man folglich die Vorschau der Einträge sehen kann. Hier lässt sich beispielsweise auswählen, ob und wie Seitenzahlen angezeigt werden sollen und in welchem Format die Füllzeichen zwischen Abbildungsbezeichnung und -seite sind. Unter den verschiedenen Darstellungsformaten wählt man anschließend das entsprechende aus und bestätigt abschließend mit „OK“.
    Darstellungsformat wählen
    Abb. 5: Darstellungsformat wählen

Anhand von einer Formatvorlage

  1. Wenn man für die Darstellung der Abbildungen schon eine eigene Formatvorlage definiert hat, kann man diese Formatierung direkt in das Abbildungsverzeichnis übernehmen. Hierzu geht man mit der Maus zunächst dorthin im Text, wo man das Verzeichnis anlegen will.
  2. Dann geht man in der Registerkarte „Referenzen“ in der Gruppe „Beschriftungen“ wie zuvor beschrieben auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“.
  3. Im folgenden Fenster wählt man „Optionen“ und setzt ein Häkchen im Kasten „Formatvorlage“.
    Beschriftung nach Formatvorlage wählen
    Abb. 6: Beschriftung nach Formatvorlage wählen
  4. Unter den aufgelisteten Formatvorlagen klickt man auf die entsprechende Formatvorlage und zum Bestätigen auf „OK“.

Ein Verzeichnis aktualisieren und darin navigieren

Es kann erforderlich sein, das Abbildungsverzeichnis zu aktualisieren, sollte man Abbildungen eingefügt, geändert oder gelöscht haben, da einige Wordversionen dies nicht automatisch machen. Um stets den aktuellen Stand der Bachelorarbeit zu kennen, ist es eine gute Idee, das Abbildungsverzeichnis regelmäßig zu aktualisieren. Hierzu drückt man STRG, klickt mit der Maus auf das Abbildungsverzeichnis und wählt dann „Felder aktualisieren“.

Abbildungsverzeichnis aktualisieren
Abb. 7: Abbildungsverzeichnis aktualisieren

Eine sehr praktische Funktion: Um von einem Eintrag im Abbildungsverzeichnis direkt zur entsprechenden Abbildung im Text zu gelangen, hält man einfach die STRG-Taste gedrückt und klickt den Abbildungstitel an. Sofort springt Word zur jeweiligen Seite im Text, auf der die Abbildung zu finden ist.

Ein Tabellenverzeichnis in Word erstellen

Obwohl Übersichten in Bachelorarbeiten nicht so gängig sind wie Abbildungen, werden sie im naturwissenschaftlichen Bereich – etwa in Mathematik, Statistik oder Datenanalyse – gerne verwendet. Übersichten werden häufig mit Über- statt Unterschriften versehen. Auch ein automatisches Tabellenverzeichnis spart beim Schreiben Zeit und Mühe und ist leicht zu erstellen (Vgl. dazu Hinweise der Ruhr-Universität Bochum). Das geht so:

Eine Übersicht einfügen und beschriften

  1. Unter „Einfügen“ geht man zu „Tabelle“ und legt die gewünschte Zeilen- und Spaltenanzahl für die Übersicht fest. Die Übersicht wird eingefügt und kann nun mit Informationen ausgefüllt werden.
    Tabelle einfügen
    Abb. 8: Übersicht einfügen
  2. Jetzt geht es an die Beschriftung der Übersicht. Hierzu macht man einen rechten Mausklick links oben auf die Übersicht und wählt unter der angezeigten Auswahl „Beschriftung einfügen“.
    Tabelle beschriften
    Abb. 9: Übersicht beschriften
  3. Es öffnet sich ein neues Fenster. Bei „Bezeichnung“ gibt man als Kategorie „Tabelle“ an und wählt bei „Position“ aus, wo die Tabellenbeschriftung stehen soll. Mit „OK“ bestätigt man die Angabe.
    In Position setzen
    Abb. 10: In Position setzen

Ein Tabellenverzeichnis anlegen und aktualisieren

  1. Zunächst klickt man auf die Stelle, an der man das Tabellenverzeichnis positionieren will. Dann geht man unter „Referenzen“ auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“.
  2. Die Vorschau über das Tabellenverzeichnis wird nun angezeigt. Wie auch beim Abbildungsverzeichnis kann man nun die Darstellung genauer anpassen. Unter „Beschriftung“ muss hier „Tabelle“ stehen. Mit „OK“ bestätigt man; das Verzeichnis wird erstellt.
    Beschriftungskategorien
    Abb. 11: Beschriftungskategorien

Wie das Abbildungsverzeichnis sollte man auch das Tabellenverzeichnis regelmäßig aktualisieren. Mit einem rechten Mausklick auf das Verzeichnis wählt man hierfür die Option „Felder aktualisieren“.

Im Tabellenverzeichnis navigiert man analog zum Abbildungsverzeichnis: man drückt STRG und klickt auf die gewünschte Tabellenbezeichnung.

Im Tabellenverzeichnis navigieren
Abb. 12: Im Tabellenverzeichnis navigieren

Alle Abbildungen oder Übersichten der Bachelorarbeit müssen nichtsdestotrotz in jeweils einem Verzeichnis angegeben sein, die meistens direkt auf das Inhaltsverzeichnis am Anfang folgen. Wer mit Word ein automatisches Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis erstellt, erspart sich folglich viel Mühe. Zudem verschafft man sich einen einheitlichen Überblick über alle verwendeten Zusatzinformationen in graphischer oder in Tabellenform.

Literatur

Weber, Daniela (2010): Die erfolgreiche Abschlussarbeit für Dummies, 1. Aufl., Weinheim.

Sarah Schmitt
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